Bloqueo de tiempo estratégico

En el episodio de hoy hablaré sobre el bloqueo estratégico del tiempo.

¿Alguna vez has tenido esa sensación cuando son las 5 de la tarde y te das cuenta de que has pasado todo el día respondiendo a las necesidades de otras personas, sin hacer ningún progreso real en tus objetivos a largo plazo?

Es muy frustrante, ¿verdad? Y lo peor es que sabes que has trabajado duro todo el día. Estabas «ocupado», siempre en movimiento, siempre respondiendo. Pero, de alguna manera, no llegaste a ninguna parte con lo que realmente importa.

Los beneficios del bloqueo del tiempo

Aquí es donde el bloqueo del tiempo marca una gran diferencia. En pocas palabras, bloquear el tiempo significa planificar periodos de tiempo específicos para tareas concretas. En lugar de trabajar a partir de una larga lista de tareas pendientes, en realidad colocas cada tarea en una franja horaria de tu calendario.

Con este método empezarás a ver los beneficios rápidamente. Te asegura que eres realista sobre lo que realmente puedes hacer en un día. La mayoría de nosotros pensamos que podemos hacer mucho más en un día de lo que realmente podemos, lo que nos hace sentir que siempre vamos con retraso.

Cuando bloqueas el tiempo, ves la verdad sobre cuánto tiempo tienes, lo que te ayuda a tomar mejores decisiones sobre lo que realmente necesita tu atención.

Bloquear el tiempo te ahorra la energía mental que malgastas decidiendo qué hacer a continuación. El cansancio por las decisiones es algo real, se han realizado estudios al respecto, drena tu energía cerebral durante todo el día. Cuando tu agenda ya está planificada, simplemente sigues el camino en lugar de discutir contigo mismo sobre qué hacer primero.

También crea responsabilidad, porque en lugar de decir, oh trabajaré en mi proyecto en algún momento de esta semana, esta vez lo sabrás, trabajarás en él el martes de 10 AM a 12 PM por ejemplo.

Bloquear el tiempo es también una de las mejores curas para la gente que hace varias cosas a la vez. Mira, la verdad es que la multitarea no es una cosa real, lo que quiero decir es que tu cerebro en realidad no está haciendo varias cosas al mismo tiempo, sólo está cambiando rápidamente entre tareas. Puede parecer productivo, pero en realidad no lo es. Así que cuando bloqueas el tiempo para una tarea específica, te comprometes a centrarte sólo en esa cosa.

Otra cosa que me gusta del bloqueo del tiempo es que te ayuda a crear un día ideal que puedes perseguir continuamente. Es una motivación poderosa. ¿Por qué? Bueno, todos tenemos cosas que decimos que son importantes (hacer ejercicio, concentrarnos en el trabajo, pasar tiempo con la familia, aprender) pero, de algún modo, las cosas menos importantes las desplazan. Cuando tu calendario refleja no sólo las obligaciones, sino también las actividades que te llenan de energía, te sentirás más motivado para seguir tu horario.

Por último, el bloqueo del tiempo puede mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal, porque te permite planificar cuándo trabajas y cuándo no, lo que significa que creas líneas claras que protegen tu tiempo personal. Esto evita que el trabajo ocupe todo el espacio libre de tu vida.

Planificar en función de tus niveles de energía

Pero aquí es donde realmente subimos de nivel: el bloqueo estratégico del tiempo. En lugar del bloqueo horario normal, en el que organizas tu día en orden, empiezas a hacerlo de forma estratégica, es decir, organizándolo en función de tus niveles de energía y capacidad mental.

La mayoría de la gente comete el error de tratar todas las horas como si fueran iguales, pero en realidad no lo son. Tu cerebro tiene una cantidad limitada de capacidad creativa y de toma de decisiones cada día. Es como una batería que empieza llena por la mañana y se va agotando a lo largo del día.

Esto significa que debes reservar las mejores horas de tu cerebro para el trabajo más duro. Piensa cuándo estás más concentrado y creativo. Para la mayoría de la gente, es a primera hora de la mañana, pero, quién sabe, quizá para ti sea por la tarde o por la noche. Cada persona es diferente.

Aclaremos a qué me refiero cuando hablo de tareas que requieren mucha capacidad intelectual. Son las tareas que requieren pensamiento creativo y resolución de problemas. Por ejemplo, redactar propuestas, crear presentaciones, estudiar temas difíciles o simplemente tomar decisiones importantes.

Las tareas que requieren menos capacidad intelectual suelen ser rutinarias o un poco repetitivas, como responder a correos electrónicos, rellenar formularios y asistir a reuniones en las que se sabe que uno se limita a escuchar.

Muchos de mis clientes tienen este problema: dedican sus horas más productivas al trabajo monótono y luego se preguntan por qué no pueden avanzar en proyectos importantes cuando por fin se ponen a ello más tarde, cuando su cerebro ya está cansado. Esto suele deberse a que no han adaptado sus tareas a sus patrones de energía.

Por supuesto, el problema no es que no trabajen lo suficiente. Son algunas de las personas más trabajadoras que conozco. El problema es que luchan contra sus propios ritmos corporales y su química cerebral. Cuando trabajas en contra de tu flujo natural de energía, estás haciendo que todo sea más difícil de lo que tiene que ser. Es como nadar contra la corriente en vez de con ella.

¿Lo más difícil para la mayoría de la gente? Aprender a proteger esas horas como si su trabajo o su carrera dependieran de ello, porque, bueno, realmente dependen de ello. Tienes que conseguir que la gente respete tu tiempo de concentración, lo cual puede resultar incómodo al principio, pero al final compensa.

Me encanta ver los resultados con mis clientes, no sólo porque consiguen hacer más trabajo en esas horas protegidas que antes en días enteros, sino también porque crean coherencia con sus prácticas de autocuidado y consiguen un equilibrio más saludable entre trabajo y vida personal.

Puede que pienses: esto me parece demasiado rígido y estructurado. Pero a la mayoría de la gente le ocurre lo contrario: cuando las actividades personales importantes están bloqueadas en tu calendario con la misma prioridad que las reuniones de trabajo, en realidad acabas teniendo MÁS libertad y disfrute, no menos. Paradójicamente, esta estructura crea libertad porque sabes exactamente cuándo vas a ocuparte de cada parte de tu vida.

Cómo hacer un bloqueo estratégico del tiempo

Entonces, ¿suena como que podría ser para ti? Si es así, este es tu plan para empezar:

Primero, elige qué aplicación vas a utilizar. La mayoría de la gente utiliza Google Calendar, que se sincroniza bien con la mayoría de las demás aplicaciones y permite programar tanto eventos como tareas. También puedes hacer que ciertos eventos o tareas se repitan si van a formar parte de tu nueva rutina, y configurar las notificaciones si te cuesta prestar atención. Ah- y otra cosa que es súper útil es elegir diferentes colores para cada tipo de tarea, por lo que es visualmente más fácil para usted ver lo que usted está asignando su tiempo. Eso sería como tener todas las tareas de la categoría descanso, como yoga, meditación, siestas, etc. en morado, y así una.

Segundo, averigua cuándo tienes tu mayor poder cerebral y energía. ¿Cuándo te sientes naturalmente más alerta, concentrado y creativo? Presta atención a cuándo piensas mejor de forma natural. Para mí, es aproximadamente una hora después de despertarme, una vez que he podido comer y hacer mi rutina matutina.

En tercer lugar, utiliza esas horas sólo para el trabajo que realmente te hace avanzar hacia tus objetivos más importantes, el tipo de trabajo que, cuando lo terminas, te hace sentir que realmente has hecho algo significativo. Puede ser el desarrollo de un nuevo producto, la redacción de una propuesta importante o la resolución de un problema complejo que lleva semanas rondándote la cabeza.

En cuarto lugar, construye un muro alrededor de esas horas. Bloquéalas en tu calendario. Apaga las notificaciones. Dígale a su equipo que estas horas no pueden ser molestadas. Si alguien te pide una reunión en ese horario, ofrécele otras horas. Tu tiempo es tu activo más valioso: trátalo como tal. Esto puede resultar incómodo al principio, sobre todo si estás acostumbrado a estar disponible constantemente, pero es esencial para hacer el trabajo que importa.

En quinto lugar, agrupa los tipos de trabajo similares. Pon todos tus correos electrónicos, llamadas y reuniones en bloques establecidos FUERA de tus mejores horas. Tu cerebro funciona mejor cuando no está cambiando constantemente entre distintos tipos de tareas. Por ejemplo, quizá ahora sólo revises tu correo electrónico dos veces, en lugar de hacerlo constantemente a lo largo del día.

Por último, planifica tiempo extra. La vida pasa, las cosas van mal, las reuniones se alargan. Las emergencias son inevitables. Así que, si no planificas tiempo extra, todo tu sistema se vendrá abajo la primera vez que ocurra algo inesperado. Asegúrate de dejar un margen de 15-30 minutos entre las principales actividades del día para hacer frente a sobrecargas o imprevistos.

Combina tus notas de volcado de ideas con el bloqueo temporal

Aquí tienes un consejo extra si te cuesta encontrar tareas para tus sesiones de bloqueo de tiempo cada semana: crea una nota de volcado de ideas en tu teléfono donde puedas capturar rápidamente todas esas ideas y tareas espontáneas que te vienen a la cabeza a lo largo de la semana.

Todos tenemos esos momentos: estás en la ducha y de repente recuerdas que tienes que llamar al dentista, o estás tomando un café y tienes una idea brillante para tu proyecto, o estás conduciendo y te das cuenta de que te olvidaste de hacer el seguimiento con un cliente. En lugar de intentar recordar estas cosas (e inevitablemente olvidar la mitad de ellas), o interrumpir lo que estás haciendo para añadirlas a tu calendario de inmediato, simplemente abre tu aplicación de notas y vuelca allí los pensamientos.

Este repositorio se convierte en un punto de recogida de todas esas ideas, tareas y recordatorios aleatorios. Piensa en ello como una red de seguridad para tus pensamientos: nada se pierde, pero tampoco nada exige atención inmediata. Asegúrate también de que está en tu teléfono, porque así siempre lo llevas contigo.

Luego, cuando llegue el domingo por la noche y estés planificando tus bloques de tiempo para la semana que tienes por delante, abre esta nota y utilízala como recurso. Ahora puedes decidir cuidadosamente cuándo merece la pena prestar atención a cada cosa en tu agenda. Ese pensamiento aleatorio sobre la necesidad de investigar a los competidores puede convertirse en un bloque de 90 minutos el martes por la tarde.

Este sistema también ayuda a resolver el problema habitual de sentirse abrumado al planificar la semana. En lugar de mirar un calendario en blanco pensando «¿En qué debería trabajar?», ya tienes una lista de tareas e ideas que te interesan. Esta lluvia de ideas se convierte en la materia prima de tu sesión de bloqueo temporal.

Esta práctica también puede revelar patrones en tu forma de pensar. Puedes darte cuenta de que siempre tienes grandes ideas creativas por la mañana o de que recuerdas tareas personales mientras vas al trabajo. Estos patrones pueden ayudarte a estructurar tus días ideales mediante el bloqueo del tiempo.

Considera incluso la posibilidad de hacer un barrido mental completo una vez al mes, en el que te sientas deliberadamente durante 15 minutos e intentas extraer todo lo que ha estado flotando en tu cabeza: ideas a medio formar, preocupaciones vagas, proyectos que has querido empezar. Añade todo esto a tu «brain dump». Así evitarás el peso mental de cargar con todos esos pensamientos y te asegurarás de que no se te olvida nada importante a la hora de planificar tus semanas.

Cuando se trata de bloquear el tiempo, aquí es donde la mayoría de la gente se equivoca: lo intentan durante un día o dos, algo estropea su horario y abandonan todo el sistema. Recuerda que el bloqueo del tiempo no consiste en ser perfecto, sino en ser intencionado. Habrá días en los que la vida se cruzará en tu camino. La clave es retomar el sistema al día siguiente, no abandonarlo por completo. Piénsalo como si hicieras ejercicio: perderte un entrenamiento no significa que debas dejarlo para siempre.

Este cambio no consiste sólo en hacer más cosas, sino en recuperar el control de tu vida y asegurarte de que tu recurso más preciado, tu atención, se destina a lo que de verdad importa. Se trata de progresar en el trabajo que realmente hará avanzar tu carrera o negocio, en lugar de mantenerte ocupado con tareas que realmente no importan a largo plazo.

Si aún no estás convencido o no te atreves a comprometerte por completo, prueba esto: Elige las tres tareas que más te exigen y bloquea las tres primeras horas de tu jornada laboral de mañana para UNA SOLA de esas tareas. Sin correo electrónico, sin teléfono, sin distracciones. Comprueba lo que ocurre cuando dedicas toda tu energía al trabajo más importante.

Recuerda: no puedes añadir más horas a tu día, pero puedes cambiar por completo cómo utilizas las horas que tienes. Empieza a tratar tu atención como el recurso limitado y valioso que es, y observa cómo todo lo demás en tu vida empieza a alinearse.